mercredi 12 décembre 2018
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Le tableau de bord d’entreprise

Mesurer, apprécier et comparer les performances de l’entreprise
Le manager n’a pas besoin de beaucoup d’indicateurs pour mesurer, apprécier et comparer les performances de son entreprise, anticiper et pouvoir décider des mesures correctives.
Quelques indicateurs assez significatifs, en moyenne six, suffisent pour avoir une idée précise sur l’évolution de l’activité et des charges de l’entreprise.

Le tableau de bord d’un véhicule est une illustration parfaite de la pertinence de l’information à donner rapidement et d’une manière continue. En effet, à partir de trois ou quatre indicateurs il nous fournit des informations capitales (vitesse, niveau de carburant, niveau d’huile, température..), c’est l’essentiel. En surveillant ces indicateurs, le conducteur préservera aussi bien sa sécurité et que le bon état du véhicule.

Chaque indicateur doit prouver sa pertinence, car le but n’est pas uniquement d’être informé, mais de pouvoir à partir d’une information donnée prendre des décisions, des mesures correctives. C’est pour cela qu’un indicateur doit être rapidement disponible et facile à calculer.

Le choix d’un indicateur se fonde à la fois sur la stratégie retenue et les objectifs prévus. La conception classique d’un tableau de bord qui donne des informations en fin d’exercice ou à une période donnée est actuellement dépassée. Ce type de tableaux de bord ne signale un résultat ou une contre- performance qu’après coup. Le manager, par exemple, ne constatera le résultat dégagé par son entreprise (bénéficiaire ou déficitaire) qu’en fin d’exercice. Un bon tableau de bord donnera bien avant la fin de l’exercice une évaluation des résultats.

L’approche purement comptable ou financière s’est avérée insuffisante. Le manager est tenu de suivre, évaluer et analyser d’autres facteurs clés relatifs aux ventes, aux clients, à la production, aux charges, à l’évolution des coûts, aux résultats.

Pour établir un tableau de bord, il faut connaître avant tout à qui il est destiné ? Quelle est la qualité de l’utilisateur ? Pour quels buts les indicateurs ont été sélectionnés ?

Un tableau de bord établi pour un directeur général a ses spécificités, il est la synthèse des indicateurs clés de performance. Par contre, les tableaux de bord par fonction sont structurés en fonction des objectifs de chaque structure (direction, département, service, région…).

Sur la base d’une information de synthèse fournie par le tableau de bord, le manager sera capable de situer les résultats de son action par rapport aux objectifs, par rapport aux concurrents les plus performants en temps réel.

  • Comparer les indicateurs de la période avec ceux de la période précédente
  • Comparer les réalisations avec les niveaux prévus dans le budget prévisionnel
  • Comparer les résultats à ceux réalisés par les entreprises les plus performantes
  • Fournir des indications sur les facteurs clés de réussite donc sur la stratégie

Ces informations sont fournies aux décideurs pour une prise de décision non seulement pour corriger, mais aussi pour anticiper sur les évènements. Cette vision de tableau de bord ne peut se concrétiser que si l’entreprise utilise l’approche par le contrôle budgétaire.

Les indicateurs clés de performances ou les KPI (Key Performance Indicator) sont utilisés pour mesurer les performances d’une entreprise dans ses multiples dimensions et non pas uniquement sur le plan financier. Ces indicateurs doivent remplir certaines conditions, notamment :

  • Indispensable
  • Assez significatif
  • Faciles à lire
  • Facile à interpréter
  • Assez synthétique
  • Calculer périodiquement (jour, semaine, mois, trimestre)

Un indicateur peut être un taux (X1-X0) / X0,
un pourcentage (X/Y %),
une moyenne (X1+X2+X3+X4) / 4,
un graphe : une courbe, un histogramme…

Un indicateur n’est pas un chiffre brut, par exemple un chiffre d’affaire de 1000, cette information ne renseigne pas et ne permet pas de décider. Pour décider, il faudrait connaître l’évolution et le rapport avec les prévisions ou les références retenues. Un taux assure cette fonction.

Un taux indiquant, par exemple, en pourcentage le chiffre d’affaires réalisé par rapport au montant prévu ou par rapport au chiffre d’affaires réalisé par les entreprises concurrentes constitue une information capitale qui nécessite des interrogations de la part des dirigeants et des prises de décisions.

Dans le cas où les chiffres sont bons, les dirigeants vont tenter de les maintenir sinon de les améliorer. Mais si les résultats sont insuffisants, les responsabilités doivent être cernées, les causes détectées et des mesures correctives décidées.

La norme française FDX50-171(juin 2000) a retenu une série de qualités qu’un indicateur doit assumer, notamment :

  • D’être fidèle et représentatif du critère ou facteur à mesurer
  • Mettre en évidence les évolutions
  • Donner une information juste
  • Être fidèle, confiance dans les mesures successives
  • Être facile à établir et à utiliser
  • Être compatibles avec les autres indicateurs pour faciliter les analyses et les comparaisons
  • Être rentable, (quel est son utilité ?)

Des auteurs y ajoutent deux autres caractéristiques pour bien cerner la nature et le rôle d’un indicateur, il sert à :

  • Uniformiser le schéma de références
  • Faciliter la concertation entre les collaborateurs

Toutes ces qualités qui caractérisent un bon indicateur ont été résumées par le terme mnémotechnique SMART (adjectif anglais qui veut dire, entre autres : intelligent rapide) où chaque lettre de ce mot nous spécifie une qualité d’un indicateur.

S : spécifique
M : mesurable
A : accepter par l’équipe ou les collaborateurs
R : réaliste et réalisable
T : défini dans le temps

L’indicateur doit être associé à un objectif, permettre une évaluation qui conduit à une réflexion entre les membres de l’équipe managériale et aboutir à une prise de décision et à l’action. Sinon il ne sert à rien d’avoir des indicateurs et un tableau de bord.
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Si un indicateur ne suscite pas de réaction et contraint à l’action, c’est qu’il ne sert à rien et il doit être déduit du tableau de bord. Sa sélection était une erreur.

Pour ces raisons un indicateur doit être suffisamment clair, fiable, parlant, suggestif et évocateur. Sur la base de l’information mise en relief par cet indicateur, une appréciation rapide sera faite et des mesures correctives vont être étudiées et décidées. L’indicateur doit aussi être évolutif, il doit intégrer la volonté d’amélioration permanente.

Il est possible de hiérarchiser les niveaux atteints par un KPI en définissant des fourchettes, par exemple niveau excellent, bon, moyen, médiocre, danger nécessité d’une réaction immédiate.

Le choix de quelques indicateurs adaptes aux PME :

Le choix des indicateurs est fonction des objectifs, des références et des situations présentant un risque potentiel qui pourrait influencer les résultats ou la non -réalisation des objectifs.

Mais quelles que soient les situations, le gestionnaire est tenu de cerner et suivre une série d’informations fondamentales.
Nous essayons de sélectionner quelques indicateurs qui dans leur ensemble donneront une idée sur l’évolution des principaux piliers de la gestion et de la stratégie d’une entreprise.

1. Des indicateurs de performances sur le plan financier :

  • Suivre l’évolution du CA, de la VA, du EBE, du résultat net. Le suivi de ces indicateur permettra au manager d’apprécier l’évolution des ventes mais aussi des coûts et en poussant l’analyse de pouvoir cibler la nature des charges qui évoluent plus rapidement que prévu
  • Suivre la trésorerie, le BFR et les délais clients et délais fournisseurs
  • Suivre la rentabilité : résultats / fonds propres, EBE/actif, CAF/CA, par exemple

2. Des indicateurs de performance relatifs aux clients

  • La part du marché : CA de l’entreprise / CA total d’un produit P réalisé par toutes les entreprises
  • Taux : nouveaux clients / le nombre total des clients
  • Degré de satisfaction des clients, par exemple en calculant le taux réclamations /nombre de clients
  • Les ventes / prévisions, évolutions des ventes par rapport à l’évolution des ventes de la concurrence, les ventes par rapport aux ventes de la meilleure entreprise de même activité et évolution….

3. Des indicateurs de performance relatifs au processus interne
pour cerner les capacités de l’entreprise à gérer et maîtriser les coûts, la qualité, le temps d’utilisation des équipements, les délais, le service après- vente (à titre d’exemple)

  • Coûts réalisés/coûts préétablis
  • Production réalisée / Production prévue ou sur production de référence
  • Temps réel d’utilisation d’équipement / temps de références fournisseurs
  • Le volume des produits rejetés pour non qualité / production totale
  • L’efficacité du service après- vente
  • Les délais de livraisons

4. Des indicateurs relatifs à l’apprentissage opérationnel pour évaluer les capacités de l’entreprise à se développer

  • Montant consommé par la formation / les effectifs
  • Le montant consommé dans la recherche et développement ou l’innovation/ budget global
  • Le volume de ventes d’un nouveau produit / ventes totales
  • Le taux d’absentéisme pour évaluer le degré de motivation du personnel

Un tableau de bord construit sur la base de ces ratios indiquera des informations sur la santé de l’entreprise et décèlera ses faiblesses qui permettront au gestionnaire de cerner les failles et de prendre les décisions correctives.

La qualité de l’information conditionne fondamentalement tout le processus de recueil des données qui contribuent à la confection d’un tableau de bord fiable et aux choix d’indicateurs percutants.

Le contrôle de gestion, une tenue comptable de qualité, la comptabilité analytique, le budget sont des outils fondamentaux de tout mangement qui opte pour la performance. La qualité de l’information est fondamentale pour l’établissement d’un tableau de bord qui donne une information pertinente et qui permet une prise de décision juste et rapide.

On ne bâtit pas une stratégie et des prises de décision sur la base de données non vérifiées et peu fiables.

Exemple de tableau de bord
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On peut également recourir à des graphes. Ils nous donnent une image rapide et significative, par exemple si on veut connaître la part du CA des quatre produits ou les ventes par région.
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Par Brahim Lakhlef